Datenschutzerklärung
Version 1.1 · Stand: 02.09.2026
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Vermietungsportal (erreichbar unter immo-langolf.de und app.immo-langolf.de, nachfolgend „Plattform") verarbeitet werden, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Verantwortlicher
Georg Langolf
Postfach 1602, 48653 Coesfeld
E-Mail: immo.langolf@gmail.com
Telefon: +49 000 0000000
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen.
2. Wichtig: Wer ist für Ihre Daten verantwortlich? (Rollenklärung)
Die Plattform wird von Vermieterinnen und Vermietern („Vermieter") genutzt, um Neuvermietungen zu organisieren. Daraus ergeben sich zwei klar getrennte Rollen:
- Für die Daten der Vermieter (Konto, Registrierung, Mitarbeiter-Zugänge, Abrechnung) ist der oben genannte Betreiber selbst Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
- Für die Daten von Bewerbern und Mietern (Selbstauskünfte, hochgeladene Nachweise, Besichtigungstermine, Übergabeprotokolle, Fotos, Unterschriften) ist der jeweilige Vermieter der Verantwortliche. Der Betreiber verarbeitet diese Daten ausschließlich in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, den jeder Vermieter bei der Registrierung abschließt.
Für Bewerber und Mieter bedeutet das: Ihr erster Ansprechpartner für Auskunft, Berichtigung oder Löschung ist der Vermieter, bei dem Sie sich beworben haben bzw. dessen Wohnung Sie bewohnen — dessen Kontaktdaten finden Sie in den E-Mails und Portalseiten, über die Sie die Plattform nutzen. Selbstverständlich können Sie sich auch an uns wenden; wir leiten Ihr Anliegen dann an den Vermieter weiter und unterstützen bei der Umsetzung.
3. Übersicht der Verarbeitungen
3.1 Vermieter (Registrierung, Konto, Mitarbeiter)
| Daten | Zweck | Angabe |
|---|---|---|
| Firmen-/Vermietername, Vermieter-Typ (privat/Unternehmen) | Vertragsdurchführung, Absenderangabe in E-Mails an Ihre Mietparteien | Pflicht |
| Anschrift (Straße, PLZ, Ort), Telefonnummer | Verifizierung der Vermieter-Identität (Schutz vor Missbrauch), Rechnungsstellung | Pflicht |
| Name und E-Mail-Adresse des Nutzers, Passwort (nur als argon2id-Hash gespeichert) | Konto, Anmeldung, Benachrichtigungen, Double-Opt-In-Bestätigung | Pflicht |
| Mitarbeiter-Zugänge (Name, E-Mail, Rolle) | vom Kontoinhaber eingeladene Zugänge mit Rollen-Rechten | durch Kontoinhaber |
| Umsatzsteuer-ID | Rechnungsstellung | freiwillig |
| Anmeldedaten der Sitzung: IP-Adresse, Browser-Kennung (gekürzt), Zeitpunkt | Sicherheit der Anmeldung, Missbrauchserkennung | automatisch |
| Branding (Logo, Firmenfarbe, Fußzeilentext, Antwortadresse) | Individualisierung Ihrer Portalseiten und E-Mails | freiwillig |
| Rechnungen und Guthaben-Transaktionen | Abrechnung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten | automatisch |
| Technische Ereignisprotokolle (ohne inhaltliche Volldaten) | Betriebssicherheit, Fehlersuche | automatisch |
3.2 Bewerber / Mietinteressenten (im Auftrag des Vermieters)
| Daten | Zweck | Angabe |
|---|---|---|
| Selbstauskunft: Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail, Mobilnummer, Beruf, Arbeitgeber, Arbeitsort, Netto-Einkommen (je Person, max. 2 Personen); Angaben zu weiteren einziehenden Personen (Name, Geburtsjahr, Verhältnis) | Bewerbung auf die Wohnung, Auswahlentscheidung des Vermieters, Kontaktaufnahme, Terminorganisation | Kernangaben Pflicht, Übriges freiwillig |
| Selbstauskunftsfragen (z. B. zu Mietrückständen, Räumungsklagen, Zwangsvollstreckung, Insolvenz, beabsichtigter Nutzung, Tierhaltung) mit optionalen Erläuterungen; ggf. vom Vermieter definierte Zusatzfragen | Auswahlentscheidung des Vermieters; für Auswahl und Zulässigkeit der Fragen ist der Vermieter verantwortlich | Beantwortung Pflichtteil des Formulars |
| Hochgeladene Nachweise: Gehaltsnachweise (nach Auswahl als künftiger Mieter angefordert), SCHUFA-Auskunft | Bonitätsnachweis gegenüber dem Vermieter | Gehaltsnachweis nach Auswahl Pflicht, SCHUFA freiwillig |
| Terminbuchungen, Erscheinen zur Besichtigung, ggf. Notizen des Vermieters | Organisation und Nachbereitung der Besichtigungen | automatisch/durch Vermieter |
| IP-Adresse bei Abgabe der Bewerbung | Nachweis der Abgabe, Missbrauchsschutz | automatisch |
3.3 Aktuelle Mieter, Alt- und Neumieter (im Auftrag des Vermieters)
| Daten | Zweck | Angabe |
|---|---|---|
| Name, E-Mail, ggf. Telefonnummer | Terminabstimmung für Besichtigungen, Wohnungsabnahme und -übergabe, Erinnerungen | durch Vermieter erfasst |
| Übergabe-/Abnahmeprotokolle: Zählerstände, Zustand der Räume, Mängel, Schlüssel, Anmerkungen | Rechtssichere Dokumentation der Wohnungsübergabe | im Termin erfasst |
| Fotos der Wohnung mit Beschreibung (mit Prüfsumme gegen nachträgliche Veränderung) | Dokumentation des Wohnungszustands | im Termin erfasst |
| Elektronische Unterschriften (Name, Rolle, Unterschriftsbild, Zeitpunkt, IP-Adresse) | Nachweis der Anerkennung des Protokolls | freiwillige Unterschrift im Termin |
4. Rechtsgrundlagen
- Vermieterkonto, Guthaben-Kauf, Rechnungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für steuerliche Aufbewahrung (§ 147 AO).
- Vermieter-Verifizierung, Sicherheitsdaten (Session-IP, Anmelde-Schutz), Ereignisprotokolle: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb).
- Bewerber- und Mieterdaten: Die Rechtsgrundlage bestimmt der jeweilige Vermieter als Verantwortlicher — regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Durchführung des Mietverhältnisses) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für freiwillige Angaben (z. B. SCHUFA-Upload) kommt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Betracht. Wir verarbeiten diese Daten nur nach Art. 28 DSGVO im Auftrag.
- Transaktionale E-Mails (Termin-Einladungen, Erinnerungen, Protokollversand): Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO — sie sind für die Abwicklung des jeweiligen Vorgangs erforderlich; Werbe-E-Mails versenden wir nicht.
5. Empfänger und Drittlandtransfer
Wir setzen folgende Dienstleister ein. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich:
| Empfänger | Zweck / Daten | Ort / Absicherung |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. (VPS-Hosting) | Betrieb der gesamten Plattform inkl. Datenbank und Datei-Uploads | Serverstandort Frankfurt am Main, Deutschland; Auftragsverarbeitung |
| Resend Inc. (E-Mail-Versanddienst), USA | Versand aller System-E-Mails: Empfängeradresse, Name, Wohnungsadresse, Termindaten, Portal-Links, bei Protokoll- und Rechnungsversand auch PDF-Anhänge | US-Anbieter — Drittlandtransfer in die USA; Absicherung durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Rahmen des Datenverarbeitungsvertrags mit Resend |
| Stripe Payments Europe Ltd., Irland (Zahlungsabwicklung) | Nur beim Guthaben-Kauf durch Vermieter: E-Mail-Adresse, Kaufbetrag, interne Konto-Kennung. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) geben Sie direkt bei Stripe ein — sie erreichen unsere Server nicht. Bewerber- und Mieterdaten werden nicht an Stripe übermittelt. | EU-Vertragspartner; soweit Stripe Daten in die USA übermittelt, auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework |
| Google LLC, USA (Backup-Speicher) | Tägliche Sicherungskopien der Datenbank und der hochgeladenen Dateien | Drittlandtransfer in die USA; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Aufbewahrung der Sicherungen: 30 Tage |
| Vermieter und von ihnen benannte Mietparteien | Bestimmungsgemäße Weitergabe innerhalb des Vorgangs (z. B. erhält der Vermieter die Bewerbungen; Alt- und Neumieter erhalten das gemeinsame Übergabeprotokoll) | innerhalb der Plattform |
Weitere Empfänger gibt es nicht; insbesondere binden wir keine externen Schriftarten, Content-Delivery-Netzwerke, Analyse- oder Werbedienste ein.
6. Speicherdauer und Löschkonzept
Die Plattform löscht Bewerberdaten automatisch. Maßgeblich ist, ob die Vermietung abgeschlossen wird, also ob ein Mieter ausgewählt wird:
- Vermietung wird nicht abgeschlossen: Wird eine Vermietung nicht innerhalb von 6 Monaten nach ihrem Start abgeschlossen, werden alle bis dahin eingegangenen Bewerberdaten nach Ablauf dieser 6 Monate vollständig und automatisch gelöscht — einschließlich der freiwillig hochgeladenen Nachweise (z. B. Gehaltsnachweis, SCHUFA), der Selbstauskünfte, der Termine und der zugehörigen Verlaufseinträge.
- Vermietung wird abgeschlossen: Alle nicht ausgewählten Bewerber erhalten sofort eine Absage. Ihre Daten werden 4 Monate nach dieser Absage vollständig und automatisch gelöscht (Selbstauskunft, Nachweise, Notizen, Termine, Verlauf). Die Frist berücksichtigt, dass abgelehnte Interessenten Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz binnen zwei Monaten geltend machen können und der Vermieter seine Auswahlentscheidung danach noch belegen können muss.
- Daten des ausgewählten Mieters: Diese sind von der automatischen Löschung ausgenommen und bleiben erhalten (Selbstauskunft, Nachweise, Notizen, Protokoll), da mit dieser Person ein Mietverhältnis zustande kommt und die Unterlagen zur Durchführung des Mietvertrags benötigt werden. Für die Löschung dieser Daten ist der Vermieter als Verantwortlicher zuständig; er kann sie jederzeit veranlassen.
- Vor Ablauf dieser Fristen erhält der Vermieter eine Erinnerung per E-Mail, damit er benötigte Unterlagen rechtzeitig sichern kann.
- Anmelde-Sitzungen: spätestens 30 Tage nach der letzten Verlängerung; beim Abmelden sofort. Bestätigungs-Links: 24 Stunden.
- Technische Ereignisprotokolle: 12 Monate.
- Sicherungskopien (Backups): 14 Tage (lokal) bzw. 30 Tage (Backup-Speicher). Gelöschte Daten können daher noch bis zu 30 Tage in Sicherungskopien enthalten sein und werden dort turnusmäßig überschrieben.
- Rechnungen und Buchungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO).
- Übergabe-/Abnahmeprotokolle, Fotos und Unterschriften: Diese dienen dem dauerhaften Nachweis des Wohnungszustands und bleiben für die Dauer der Kontobeziehung des Vermieters gespeichert (mögliche mietrechtliche Ansprüche verjähren regelmäßig erst nach Jahren). Der Vermieter kann als Verantwortlicher die Löschung veranlassen.
- Vermieterkonten: bis zur Kündigung/Kontolöschung; danach werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen) entgegenstehen.
7. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen (siehe Abschnitt 2) das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — z. B. bei der für den Betreiber zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de) oder der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen (Überblick)
- Verschlüsselte Übertragung aller Seiten und Portale (TLS/HTTPS, erzwungene Umleitung).
- Passwörter werden ausschließlich als moderne Hashes (argon2id) gespeichert; Schutz vor automatisierten Anmeldeversuchen; Anmelde-Token werden nur als SHA-256-Prüfwert abgelegt.
- Rollen- und Rechtekonzept (Inhaber, Admin, Mitarbeiter) und strikte Trennung der Daten je Vermieter-Konto; Zugriff auf Dokumente nur über berechtigte, nicht zwischenspeicherbare Abrufe (Cache-Control: no-store).
- Zugangsseiten für Mietparteien nur über lange, nicht erratbare Links.
- Content-Security-Policy und weitere Sicherheits-Header; Server nimmt Verbindungen nur über den vorgeschalteten TLS-Proxy an.
- Manipulationsschutz der Protokolle über SHA-256-Prüfsummen (je Foto und je abgeschlossenem Protokoll).
- Registrierung mit E-Mail-Bestätigung (Double-Opt-In) und manueller Freischaltung durch den Betreiber.
- Tägliche Sicherungskopien mit fester Aufbewahrung (14/30 Tage).
9. Cookies, Local Storage und Server-Protokolle
Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Speichertechniken (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Deshalb wird kein Cookie-Einwilligungsbanner angezeigt.
| Name | Art | Zweck | Laufzeit |
|---|---|---|---|
| vp_session | Cookie (httpOnly, Secure, SameSite=Lax) | Angemeldet bleiben (Login-Sitzung der Vermieter) | 30 Tage, verlängert sich bei Nutzung; beim Abmelden gelöscht |
| Scrollposition Protokollformular | sessionStorage (nur im Browser) | Beim Speichern im Übergabeprotokoll an derselben Stelle bleiben; keine personenbezogenen Daten | bis zum Schließen des Browser-Tabs |
Die öffentliche Startseite (immo-langolf.de) setzt keinerlei Cookies. Ein Analyse- oder Marketing-Tracking findet nirgends statt.
Server-Protokolle: Der vorgeschaltete Proxy führt kein Zugriffsprotokoll. Die Anwendung speichert IP-Adressen nur zweckgebunden: bei der Anmeldung (Sitzungssicherheit), bei Abgabe einer Bewerbung und bei elektronischen Unterschriften (jeweils Nachweiszweck). Technische Betriebsprotokolle können E-Mail-Adressen von Versandvorgängen enthalten und werden nur zur Fehlersuche verwendet.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; Version und Stand finden Sie oben auf dieser Seite.