Datenschutzerklärung

Version 1.0 · Stand: 19.07.2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Vermietungsportal (erreichbar unter immo-langolf.de und app.immo-langolf.de, nachfolgend „Plattform") verarbeitet werden, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Georg Langolf
Postfach 1602, 48653 Coesfeld
E-Mail: immo.langolf@gmail.com
Telefon: +49 000 0000000

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen.

2. Wichtig: Wer ist für Ihre Daten verantwortlich? (Rollenklärung)

Die Plattform wird von Vermieterinnen und Vermietern („Vermieter") genutzt, um Neuvermietungen zu organisieren. Daraus ergeben sich zwei klar getrennte Rollen:

• Für die Daten der Vermieter (Konto, Registrierung, Mitarbeiter-Zugänge, Abrechnung) ist der oben genannte Betreiber selbst Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
• Für die Daten von Bewerbern und Mietern (Selbstauskünfte, hochgeladene Nachweise, Besichtigungstermine, Übergabeprotokolle, Fotos, Unterschriften) ist der jeweilige Vermieter der Verantwortliche. Der Betreiber verarbeitet diese Daten ausschließlich in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, den jeder Vermieter bei der Registrierung abschließt.

Für Bewerber und Mieter bedeutet das: Ihr erster Ansprechpartner für Auskunft, Berichtigung oder Löschung ist der Vermieter, bei dem Sie sich beworben haben bzw. dessen Wohnung Sie bewohnen — dessen Kontaktdaten finden Sie in den E-Mails und Portalseiten, über die Sie die Plattform nutzen. Selbstverständlich können Sie sich auch an uns wenden; wir leiten Ihr Anliegen dann an den Vermieter weiter und unterstützen bei der Umsetzung.

3. Übersicht der Verarbeitungen

3.1 Vermieter (Registrierung, Konto, Mitarbeiter)

Daten	Zweck	Angabe
Firmen-/Vermietername, Vermieter-Typ (privat/Unternehmen)	Vertragsdurchführung, Absenderangabe in E-Mails an Ihre Mietparteien	Pflicht
Anschrift (Straße, PLZ, Ort), Telefonnummer	Verifizierung der Vermieter-Identität (Schutz vor Missbrauch), Rechnungsstellung	Pflicht
Name und E-Mail-Adresse des Nutzers, Passwort (nur als argon2id-Hash gespeichert)	Konto, Anmeldung, Benachrichtigungen, Double-Opt-In-Bestätigung	Pflicht
Mitarbeiter-Zugänge (Name, E-Mail, Rolle)	vom Kontoinhaber eingeladene Zugänge mit Rollen-Rechten	durch Kontoinhaber
Umsatzsteuer-ID	Rechnungsstellung	freiwillig
Anmeldedaten der Sitzung: IP-Adresse, Browser-Kennung (gekürzt), Zeitpunkt	Sicherheit der Anmeldung, Missbrauchserkennung	automatisch
Branding (Logo, Firmenfarbe, Fußzeilentext, Antwortadresse)	Individualisierung Ihrer Portalseiten und E-Mails	freiwillig
Rechnungen und Guthaben-Transaktionen	Abrechnung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten	automatisch
Technische Ereignisprotokolle (ohne inhaltliche Volldaten)	Betriebssicherheit, Fehlersuche	automatisch

3.2 Bewerber / Mietinteressenten (im Auftrag des Vermieters)

Daten	Zweck	Angabe
Selbstauskunft: Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail, Mobilnummer, Beruf, Arbeitgeber, Arbeitsort, Netto-Einkommen (je Person, max. 2 Personen); Angaben zu weiteren einziehenden Personen (Name, Geburtsjahr, Verhältnis)	Bewerbung auf die Wohnung, Auswahlentscheidung des Vermieters, Kontaktaufnahme, Terminorganisation	Kernangaben Pflicht, Übriges freiwillig
Selbstauskunftsfragen (z. B. zu Mietrückständen, Räumungsklagen, Zwangsvollstreckung, Insolvenz, beabsichtigter Nutzung, Tierhaltung) mit optionalen Erläuterungen; ggf. vom Vermieter definierte Zusatzfragen	Auswahlentscheidung des Vermieters; für Auswahl und Zulässigkeit der Fragen ist der Vermieter verantwortlich	Beantwortung Pflichtteil des Formulars
Hochgeladene Nachweise: Gehaltsnachweise (nach Auswahl als künftiger Mieter angefordert), SCHUFA-Auskunft	Bonitätsnachweis gegenüber dem Vermieter	Gehaltsnachweis nach Auswahl Pflicht, SCHUFA freiwillig
Terminbuchungen, Erscheinen zur Besichtigung, ggf. Notizen des Vermieters	Organisation und Nachbereitung der Besichtigungen	automatisch/durch Vermieter
IP-Adresse bei Abgabe der Bewerbung	Nachweis der Abgabe, Missbrauchsschutz	automatisch

3.3 Aktuelle Mieter, Alt- und Neumieter (im Auftrag des Vermieters)

Daten	Zweck	Angabe
Name, E-Mail, ggf. Telefonnummer	Terminabstimmung für Besichtigungen, Wohnungsabnahme und -übergabe, Erinnerungen	durch Vermieter erfasst
Übergabe-/Abnahmeprotokolle: Zählerstände, Zustand der Räume, Mängel, Schlüssel, Anmerkungen	Rechtssichere Dokumentation der Wohnungsübergabe	im Termin erfasst
Fotos der Wohnung mit Beschreibung (mit Prüfsumme gegen nachträgliche Veränderung)	Dokumentation des Wohnungszustands	im Termin erfasst
Elektronische Unterschriften (Name, Rolle, Unterschriftsbild, Zeitpunkt, IP-Adresse)	Nachweis der Anerkennung des Protokolls	freiwillige Unterschrift im Termin

4. Rechtsgrundlagen

• Vermieterkonto, Guthaben-Kauf, Rechnungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für steuerliche Aufbewahrung (§ 147 AO).
• Vermieter-Verifizierung, Sicherheitsdaten (Session-IP, Anmelde-Schutz), Ereignisprotokolle: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb).
• Bewerber- und Mieterdaten: Die Rechtsgrundlage bestimmt der jeweilige Vermieter als Verantwortlicher — regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Durchführung des Mietverhältnisses) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für freiwillige Angaben (z. B. SCHUFA-Upload) kommt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Betracht. Wir verarbeiten diese Daten nur nach Art. 28 DSGVO im Auftrag.
• Transaktionale E-Mails (Termin-Einladungen, Erinnerungen, Protokollversand): Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO — sie sind für die Abwicklung des jeweiligen Vorgangs erforderlich; Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

5. Empfänger und Drittlandtransfer

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich:

Empfänger	Zweck / Daten	Ort / Absicherung
Hostinger International Ltd. (VPS-Hosting)	Betrieb der gesamten Plattform inkl. Datenbank und Datei-Uploads	Serverstandort Frankfurt am Main, Deutschland; Auftragsverarbeitung
Resend Inc. (E-Mail-Versanddienst), USA	Versand aller System-E-Mails: Empfängeradresse, Name, Wohnungsadresse, Termindaten, Portal-Links, bei Protokoll- und Rechnungsversand auch PDF-Anhänge	US-Anbieter — Drittlandtransfer in die USA; Absicherung durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Rahmen des Datenverarbeitungsvertrags mit Resend
Stripe Payments Europe Ltd., Irland (Zahlungsabwicklung)	Nur beim Guthaben-Kauf durch Vermieter: E-Mail-Adresse, Kaufbetrag, interne Konto-Kennung. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) geben Sie direkt bei Stripe ein — sie erreichen unsere Server nicht. Bewerber- und Mieterdaten werden nicht an Stripe übermittelt.	EU-Vertragspartner; soweit Stripe Daten in die USA übermittelt, auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework
Google LLC, USA (Backup-Speicher)	Tägliche Sicherungskopien der Datenbank und der hochgeladenen Dateien	Drittlandtransfer in die USA; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Aufbewahrung der Sicherungen: 30 Tage
Vermieter und von ihnen benannte Mietparteien	Bestimmungsgemäße Weitergabe innerhalb des Vorgangs (z. B. erhält der Vermieter die Bewerbungen; Alt- und Neumieter erhalten das gemeinsame Übergabeprotokoll)	innerhalb der Plattform

Weitere Empfänger gibt es nicht; insbesondere binden wir keine externen Schriftarten, Content-Delivery-Netzwerke, Analyse- oder Werbedienste ein.

6. Speicherdauer und Löschkonzept

Die Plattform löscht Bewerberdaten automatisch nach einem festen Stufenplan:

• Nach Abschluss einer Vermietung: Nicht berücksichtigte Bewerber werden benachrichtigt; ihre hochgeladenen Nachweise werden 28 Tage nach dem Abschluss gelöscht.
• Nachweise des ausgewählten Bewerbers: 28 Tage nach Abschluss der Wohnungsübergabe (spätestens 6 Monate nach dem Vermietungsabschluss, falls keine Übergabe über die Plattform stattfindet).
• Vollständige Löschung aller Bewerbungsdaten (Selbstauskünfte, Termine, Verlauf) 90 Tage nach diesem Zeitpunkt.
• Anmelde-Sitzungen: spätestens 30 Tage nach der letzten Verlängerung; beim Abmelden sofort. Bestätigungs-Links: 24 Stunden.
• Technische Ereignisprotokolle: 12 Monate.
• Sicherungskopien (Backups): 14 Tage (lokal) bzw. 30 Tage (Backup-Speicher). Gelöschte Daten können daher noch bis zu 30 Tage in Sicherungskopien enthalten sein und werden dort turnusmäßig überschrieben.
• Rechnungen und Buchungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO).
• Übergabe-/Abnahmeprotokolle, Fotos und Unterschriften: Diese dienen dem dauerhaften Nachweis des Wohnungszustands und bleiben für die Dauer der Kontobeziehung des Vermieters gespeichert (mögliche mietrechtliche Ansprüche verjähren regelmäßig erst nach Jahren). Der Vermieter kann als Verantwortlicher die Löschung veranlassen.
• Vermieterkonten: bis zur Kündigung/Kontolöschung; danach werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen) entgegenstehen.

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen (siehe Abschnitt 2) das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — z. B. bei der für den Betreiber zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de) oder der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen (Überblick)

• Verschlüsselte Übertragung aller Seiten und Portale (TLS/HTTPS, erzwungene Umleitung).
• Passwörter werden ausschließlich als moderne Hashes (argon2id) gespeichert; Schutz vor automatisierten Anmeldeversuchen; Anmelde-Token werden nur als SHA-256-Prüfwert abgelegt.
• Rollen- und Rechtekonzept (Inhaber, Admin, Mitarbeiter) und strikte Trennung der Daten je Vermieter-Konto; Zugriff auf Dokumente nur über berechtigte, nicht zwischenspeicherbare Abrufe (Cache-Control: no-store).
• Zugangsseiten für Mietparteien nur über lange, nicht erratbare Links.
• Content-Security-Policy und weitere Sicherheits-Header; Server nimmt Verbindungen nur über den vorgeschalteten TLS-Proxy an.
• Manipulationsschutz der Protokolle über SHA-256-Prüfsummen (je Foto und je abgeschlossenem Protokoll).
• Registrierung mit E-Mail-Bestätigung (Double-Opt-In) und manueller Freischaltung durch den Betreiber.
• Tägliche Sicherungskopien mit fester Aufbewahrung (14/30 Tage).

9. Cookies, Local Storage und Server-Protokolle

Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Speichertechniken (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Deshalb wird kein Cookie-Einwilligungsbanner angezeigt.

Name	Art	Zweck	Laufzeit
vp_session	Cookie (httpOnly, Secure, SameSite=Lax)	Angemeldet bleiben (Login-Sitzung der Vermieter)	30 Tage, verlängert sich bei Nutzung; beim Abmelden gelöscht
Scrollposition Protokollformular	sessionStorage (nur im Browser)	Beim Speichern im Übergabeprotokoll an derselben Stelle bleiben; keine personenbezogenen Daten	bis zum Schließen des Browser-Tabs

Die öffentliche Startseite (immo-langolf.de) setzt keinerlei Cookies. Ein Analyse- oder Marketing-Tracking findet nirgends statt.

Server-Protokolle: Der vorgeschaltete Proxy führt kein Zugriffsprotokoll. Die Anwendung speichert IP-Adressen nur zweckgebunden: bei der Anmeldung (Sitzungssicherheit), bei Abgabe einer Bewerbung und bei elektronischen Unterschriften (jeweils Nachweiszweck). Technische Betriebsprotokolle können E-Mail-Adressen von Versandvorgängen enthalten und werden nur zur Fehlersuche verwendet.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; Version und Stand finden Sie oben auf dieser Seite.